A Makay gastava até oito horas em cada novo cliente a pedir documentos, a lê-los, a perceber o que faltava e a voltar a pedir o resto por email. A Klevie construiu uma plataforma que faz o ciclo inteiro sozinha.
Por cada cliente, alguém tinha de pedir a documentação, ler o que chegava, perceber se estava lá tudo o que era preciso, e enviar um email a pedir o resto. Bem feito, isto levava até oito horas por cliente.
E falhava de uma forma específica e cara. A pessoa reparava em dois documentos em falta, pedia esses, e não via que faltavam mais, que um documento que tinha chegado não continha a informação necessária, ou que nem sequer era o documento certo.
Por isso o mesmo cliente era abordado duas ou três vezes, e cada ronda somava atraso e fricção no pior momento possível da relação.
Até oito horas de trabalho de uma pessoa por cada novo cliente
Documentos pedidos duas vezes, porque as falhas apareciam um email de cada vez
Ficheiros que chegavam sem a informação que deviam conter
O documento errado aceite, porque ninguém o verificava campo a campo
Atraso e fricção do lado do cliente, logo no início da relação
O cliente envia um email e ele entra no sistema automaticamente. O sistema confronta a submissão com um conjunto definido de documentos necessários, e a Klevie configura exatamente que documentos são precisos e o que cada um tem de conter. Depois envia um email a pedir apenas o que de facto ainda falta.
É o mesmo padrão de extração descrito em extração de dados de documentos com AI, entregue dentro da abordagem mais ampla em sistemas de AI para operações. Há uma demo do fluxo em insurance.klevie.com.
O email do cliente entra diretamente no sistema, sem ninguém a copiar anexos à mão.
Que documentos são precisos, e o que cada um tem de conter, é configurado por caso em vez de viver na cabeça de alguém.
O sistema lê à procura do que precisa de extrair de cada documento, por isso um documento de identificação dos Estados Unidos e um da China são ambos tratados.
O conjunto todo é validado numa só passagem, em vez de as falhas aparecerem um email de cada vez.
O cliente recebe um único email a pedir apenas o que ainda é genuinamente necessário.
Tudo o que o sistema sinaliza vai para quem é responsável pela relação com o cliente.
O sistema trata da verificação e do pedido de rotina, e uma pessoa continua responsável pela relação com o cliente e pelos juízos que o sistema sinaliza.
Como em tudo o que a Klevie constrói, a automação fica com o trabalho repetitivo e uma pessoa fica onde é preciso juízo. É isso que torna seguro entregar a tarefa.
O sistema lê cada submissão, confronta-a com o conjunto de documentos exigidos e pede ao cliente apenas o que de facto falta.
Uma pessoa fica com a relação com o cliente e com cada exceção que o sistema sinaliza.
