Os clientes de um gabinete de contabilidade perdiam horas todos os meses só a reunir faturas, a perseguir as que nunca chegavam e a controlar quem tinha submetido o quê. A Klevie construiu uma plataforma white label que lê a fatura no momento em que é carregada.
Para o gabinete, a dor recorrente era a perseguição. As faturas estavam registadas mas nunca eram enviadas, por isso o gabinete andava sempre a pedir aos clientes documentos que estes não conseguiam encontrar.
Do lado do cliente, quem tratava da parte financeira perdia horas com uma pilha desorganizada: perceber de quem era esta fatura, onde tinha ido parar outra, se o período estava sequer todo contabilizado. Duas pessoas perdiam juntas cerca de 30 horas por mês nisto.
Faturas em falta não são um problema pequeno em contabilidade. Põem prazos de entrega em risco e deixam as contas por atualizar.
Cerca de 30 horas por mês perdidas entre duas pessoas, todos os meses
Faturas registadas de um lado e nunca enviadas para o outro
Nenhuma forma de ver quem tinha submetido o quê, ou o que faltava
Documentos perdidos em cadeias de email e em pilhas de papel
Prazos de entrega em risco, porque as contas nunca estavam totalmente em dia
Uma pessoa adiciona uma fatura carregando o PDF ou simplesmente fotografando-a. A plataforma lê a fatura, trata dos dados, e guarda todas num servidor. A qualquer momento, o gabinete extrai um Excel com todas as faturas e os respetivos dados, incluindo quem carregou o quê.
Foi construída white label, por isso o gabinete oferece-a aos seus clientes com a própria marca. Segue a abordagem de extração de dados de documentos com AI, dentro do padrão mais amplo em sistemas de AI para operações. Há uma demo do fluxo em demo.klevie.com.
Quem tem a fatura adiciona-a em segundos, da secretária ou do telemóvel.
Os dados saem do documento automaticamente em vez de serem redigitados.
Cada fatura fica num servidor em vez de numa caixa de email ou numa secretária.
A confusão de quem-enviou-o-quê passa a um registo limpo e consultável.
O gabinete tira todas as faturas e os dados sempre que precisa.
Cada cliente do gabinete entra em funcionamento da mesma forma limpa, o que transformou a adoção de uma esperança num processo.
A proteção de dados foi a primeira objeção, e foi respondida na arquitetura: cada cliente do gabinete fica com a sua própria base de dados, fisicamente isolada em vez de partilhar tabelas com um filtro à frente, com os dados encriptados em trânsito e em repouso e os de cada cliente encriptados com a sua própria chave. Comprometer uma chave afeta apenas esse cliente. É o modelo de isolamento que finanças e saúde tipicamente exigem.
A plataforma faz a recolha, a leitura e a organização, e o gabinete mantém o controlo da contabilidade em si e de qualquer juízo sobre o que os dados significam. O sistema remove a recolha manual; o contabilista faz a contabilidade.
A plataforma lê cada fatura no momento do upload, guarda-a e mantém um registo consultável de quem submeteu o quê.
A empresa faz a contabilidade e decide o que os dados significam.
