A Moov Braga geria um estúdio inteiro com Google Calendar, papel e alguns Excel. A Klevie substituiu a manta de retalhos por uma só plataforma de gestão, e a administração deixou de consumir a semana.
As marcações de aulas viviam no Google Calendar. A gestão vivia em papel e nalguns Excel. Pagamentos de inscrição, seguros e avisos de faturação eram tratados à mão, e as avaliações corporais eram em papel.
Nada disto falava com o resto, por isso o responsável gastava cerca de oito horas por semana só a manter a administração a andar.
E mesmo assim escapavam coisas: um aviso por enviar, um dado de seguro desatualizado. O custo não eram só as horas, era o risco silencioso de gerir um negócio de memória.
Cerca de oito horas por semana perdidas só em administração
Marcações numa ferramenta, dinheiro noutra, avaliações em papel
Avisos de pagamento que dependiam de alguém se lembrar
Dados de seguros e inscrições que ficavam desatualizados sem aviso
Nenhuma vista única do cliente entre treino, pagamentos e histórico
A Klevie construiu uma única plataforma de gestão 360. Atribuição de treinos, agendas, pagamentos, avisos, avaliações, pipeline, seguros e inscrições ficam no mesmo sistema, por isso uma plataforma passou a conter o que antes estava espalhado por um calendário, papel e Excel.
É a abordagem de sistemas de operações descrita em sistemas de AI para operações: pegar no trabalho que consome a semana de uma pessoa e dar-lhe um sistema que o faz. A faturação em si fica fora da plataforma; a plataforma gere tudo à volta dela.
O calendário anual de treinos entra na plataforma, que atribui as sessões certas a cada cliente com base no objetivo e no tipo de treino. É a peça que remove mais planeamento manual.
Cada cliente recebe a sua agenda de treinos sem ninguém a enviar.
Todos os clientes numa só vista, em vez de um calendário por pessoa.
Geridos na plataforma com o número de fatura registado em cada um, para a parte do dinheiro ficar em dia.
Os avisos saem sozinhos, por isso nada depende de alguém se lembrar.
As avaliações corporais saíram do papel para a ficha de cada cliente, e os novos contactos são acompanhados num só sítio em vez de um caderno.
A maior hesitação era o calendário. A Moov Braga dependia do Google Calendar e confiava na forma como funcionava, por isso a agenda da plataforma tinha de se comportar pelo menos tão bem como a que estavam a deixar. Uma plataforma de gestão cujo calendário parece pior do que a ferramenta gratuita que substitui não é usada, por muito que faça o resto. Por isso a agenda teve atenção a sério até corresponder ao que estavam habituados.
A plataforma trata da administração, do agendamento, dos avisos e dos registos, e as pessoas que gerem a Moov Braga tratam do treino e da relação com os clientes. O sistema tirou-lhes o trabalho repetitivo de cima; o juízo sobre clientes e treino continua com elas.
A plataforma atribui treinos, envia agendas, gere pagamentos e manda os avisos sozinha.
O estúdio trata do treino e da relação com cada cliente.
