Quando um processo começa a ocupar demasiadas horas, uma empresa média tem seis caminhos: continuar a fazer à mão, contratar mais uma pessoa, pôr um freelancer ou uma agência a fazê-lo, construir uma ferramenta em casa, automatizar com quem já o fez noutras empresas, ou não fazer nada. A escolha certa sai de quatro números que quase ninguém mede antes de decidir: quantas horas o processo leva hoje, quanto custa cada uma dessas horas, quantos erros escapam, e o que acontece quando o volume duplica.
Este artigo compara os seis caminhos com esses quatro números, e mostra como fazer a conta antes de abrir uma vaga ou pedir uma proposta.
A comparação que o cliente faz de facto
Quando uma empresa pensa em automatizar um processo, raramente compara uma consultora com outra. Compara com o que faria se não nos chamasse. Na maioria das conversas que temos, a alternativa real é uma de duas: deixar tudo como está, porque “são só cinco minutos”, ou contratar mais uma pessoa.
As duas parecem baratas porque o custo está escondido. Os cinco minutos repetem-se dezenas de vezes por dia, espalhados por várias pessoas. E uma contratação nova traz um salário, mas também meses até a pessoa trabalhar ao ritmo da equipa, e a dependência de alguém que um dia sai.
Os seis caminhos, lado a lado
| Caminho | Quando faz sentido | Onde está o custo escondido |
|---|---|---|
| Continuar à mão | Volume baixo, processo que muda muito | Horas espalhadas por várias pessoas, erros que só aparecem semanas depois |
| Contratar mais uma pessoa | O trabalho pede critério todos os dias | Meses até a pessoa render, o processo fica dependente dela |
| Freelancer ou agência | Picos de trabalho, tarefas bem definidas | Passar o contexto a cada mudança de pessoa, qualidade variável |
| Ferramenta feita em casa | Há uma equipa técnica com tempo | Manutenção que ninguém planeou, conhecimento numa só pessoa |
| Automatizar com quem já o fez | Processo repetitivo, com regras e volume | O diagnóstico e a construção no início, a manutenção depois |
| Não fazer nada | O processo vai deixar de existir | O custo de cada mês em que ninguém olha para ele |
Não há um caminho certo para todos os processos. Uma tarefa que pede critério todos os dias fica melhor com uma pessoa. Uma tarefa que se repete da mesma forma centenas de vezes por mês fica melhor com um sistema.
As frases que denunciam um processo caro
Antes de qualquer conta, há sinais que aparecem nas conversas com a equipa. “São só cinco minutos.” “Temos uma folha para isso.” “A Joana é que trata disso.” Cada uma descreve um custo diferente.
A primeira esconde o volume: cinco minutos vezes o número de vezes por dia, vezes o número de pessoas. A segunda esconde o risco: uma folha de cálculo partilhada por várias pessoas é onde se perdem linhas, se duplicam registos e se copiam valores errados. A terceira esconde a dependência: quando a Joana está de férias, o processo para.
Como fazer a conta
A conta tem quatro partes, e cada uma mede-se no processo tal como funciona hoje, e não como está descrito no manual.
- As horas. Quem faz o processo, quantas vezes por semana, e quanto tempo leva cada vez. Contar também o tempo de quem revê e de quem corrige.
- O custo de cada hora. O salário, os encargos e a parte da estrutura que cada pessoa ocupa. É o custo por hora carregado, e costuma ser bem mais alto do que o salário dividido pelas horas.
- Os erros. Quantos escapam por mês, e quanto custa cada um: uma fatura paga duas vezes, um NIF com dois dígitos trocados que a contabilidade rejeita semanas depois, um contrato que se renova porque ninguém viu o prazo de denúncia.
- O volume daqui a um ano. Se o negócio crescer, o processo cresce com ele. Uma pessoa a mais resolve o volume de hoje. Se o volume duplicar, é preciso outra.
Com estes quatro números, cada caminho passa a ter um custo anual comparável. Num escritório de contabilidade com que trabalhámos, a recolha de faturas ocupava 30 horas por mês. Depois do sistema, passou a menos de 2 (ver o caso). A diferença, multiplicada pelo custo por hora carregado e por doze meses, é o valor máximo que fazia sentido pagar pela automação no primeiro ano.
Quando contratar continua a ser a melhor resposta
Há processos em que uma pessoa é a escolha certa, e vale a pena dizê-lo. Se o trabalho muda todas as semanas, se cada caso pede uma decisão diferente, ou se o volume é tão baixo que um sistema nunca se paga, contratar ou manter à mão sai mais barato. O mesmo vale para o trabalho em que a relação com o cliente é o que se vende.
Muitas vezes a resposta é uma mistura: o sistema faz o trabalho de regra e a pessoa que se ia contratar fica com as exceções e com as decisões. É a mesma pessoa, com um trabalho mais pequeno e mais interessante. A escolha entre ficar com o sistema dentro de casa ou entregá-lo a quem o opera está explicada em comprar uma ferramenta de AI ou entregar o processo.
Perguntas frequentes
Como sei se compensa automatizar em vez de contratar?
Comparando o custo anual dos dois caminhos com os mesmos quatro números: as horas que o processo leva hoje, o custo por hora carregado, o custo dos erros e o volume previsto para daqui a um ano. Se o processo é repetitivo, tem regras claras e um volume estável ou a crescer, automatizar costuma sair mais barato.
O que é o custo por hora carregado?
É o custo real de uma hora de trabalho de uma pessoa, com o salário, os encargos e a parte da estrutura (espaço, equipamento, gestão) que ela ocupa. É o número certo para comparar com o preço de um sistema ou de um fornecedor.
Subcontratar a uma agência é diferente de automatizar?
Sim. A agência põe pessoas a fazer o trabalho e cobra por horas ou por peça, e o custo cresce com o volume. Um sistema faz o trabalho de regra e deixa as pessoas para as exceções, e o custo por unidade desce à medida que o volume sobe.
E se o processo mudar depois de automatizado?
Por isso as regras do negócio ficam escritas e são do cliente, que pode mudar um limite sem chamar um programador. A manutenção do sistema faz parte do custo, e deve estar na conta desde o início.
Para saber como se forma o preço de um processo automatizado e operado, ver quanto custa um processo operado.
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