O custo de um processo operado com AI tem três partes: o diagnóstico, a construção e a operação mensal. As duas primeiras pagam-se uma vez. A terceira paga-se todos os meses, por unidade (por site, por fecho, por empresa-cliente), e calcula-se a partir de dois números: quanto custa cada tarefa que o sistema faz sozinho, e quanto tempo levam as exceções que sobem para uma pessoa. O custo é o chão do preço. O teto é o que o processo custa hoje ao cliente em horas e em euros.
Este artigo explica cada parte, como se calcula o preço por unidade e porque é que o custo desce com o tempo.
As três partes do custo
O diagnóstico
Antes de construir, mede-se o processo tal como funciona hoje: quantas horas leva, quem o faz, onde falha e quanto custa. Na Klevie, a primeira conversa é gratuita e termina com um resumo por escrito. Quando avança para um diagnóstico completo, o valor é descontado na totalidade no primeiro projeto, se este arrancar nos 30 dias seguintes.
O diagnóstico serve também para dizer quando não compensa. Às vezes, a linha mais útil do relatório é a que diz que uma tarefa ainda não vale a pena automatizar.
A construção
A construção é um sprint de 6 a 10 semanas, com âmbito fechado e um ou dois sistemas em produção no fim. Nos casos publicados, os prazos variaram com a complexidade: 2 semanas para a validação de documentos de uma mediadora de seguros e 6 semanas para a recolha de faturas de um escritório de contabilidade.
Nesta fase decidem-se também as questões que não são técnicas e que pesam no custo: onde ficam alojados os dados, quem pode ver e aprovar o quê, e quanto tempo se guardam os originais. Em trabalho confidencial ou regulado, isso significa alojamento na União Europeia, um contrato de tratamento de dados e um fornecedor de modelos sem retenção.
A operação mensal
Depois do arranque, o processo tem de continuar a funcionar: o sistema a correr, as exceções tratadas, as regras atualizadas quando o negócio muda. Num processo operado, isto paga-se por mês e por unidade. A unidade escolhe-se pelo que o cliente reconhece como o resultado: um site vigiado, um fecho mensal preparado, uma empresa-cliente de um gabinete de contabilidade.
Como se calcula o preço por unidade
O custo de cada unidade tem duas componentes.
A primeira é o custo das tarefas que o sistema faz sozinho: o modelo, o alojamento e a infraestrutura, divididos pelo volume. É baixo por unidade e desce quando o volume sobe.
A segunda é o tempo das exceções. Cada caso que falha uma regra ou fica abaixo do limite de confiança sobe para uma pessoa. O custo é o tempo médio de cada exceção, vezes a percentagem de casos que sobem, vezes o custo por hora carregado de quem as trata. No início de um processo, esta componente pesa mais.
Somando as duas, obtém-se o chão: o valor abaixo do qual o processo dá prejuízo. O preço sai do outro lado da conta, do valor para o cliente. Se o processo lhe custa hoje 30 horas por mês, o preço tem de deixar claro quanto dessas horas volta para a equipa.
Porque é que o custo desce com o tempo
Há duas razões. A primeira é o sistema. As exceções que se repetem e são sempre decididas da mesma forma passam a regra, e a percentagem de casos que sobem para uma pessoa diminui. A segunda são os modelos, que ficam mais rápidos e mais baratos a cada versão.
Num projeto pago por horas, essa descida não chega ao cliente, porque menos horas significam menos faturação. Num processo pago por unidade e por resultado, a descida passa a margem para quem opera e a prazos mais curtos para o cliente. É uma das razões por que preferimos pagar pelo resultado.
Como comparar com as alternativas
O preço de um processo operado só faz sentido ao lado do custo das alternativas: continuar à mão, contratar mais uma pessoa ou subcontratar. A forma de fazer essa conta, com as horas, o custo por hora carregado, os erros e o volume, está em contratar, subcontratar ou automatizar.
Há também a hipótese de ficar com o sistema dentro de casa. Nesse caso, a operação mensal sai da conta, mas entram as horas da pessoa que fica dona do processo e a manutenção. A comparação entre as duas formas está em comprar uma ferramenta de AI ou entregar o processo, e o percurso de compra em três passos em como comprar AI sem começar um projeto de software.
Perguntas frequentes
Quanto custa um sistema de AI para uma empresa média?
Depende do processo e do volume. O custo divide-se em diagnóstico, construção e operação. Na Klevie, a primeira conversa é gratuita, o diagnóstico completo é descontado no primeiro projeto se este arrancar em 30 dias, e a construção é um sprint de 6 a 10 semanas com âmbito fechado.
O que é o preço por unidade?
É o preço mensal ligado a uma unidade que o cliente reconhece como o resultado: um site vigiado, um fecho preparado, uma empresa-cliente tratada. Calcula-se a partir do custo das tarefas automáticas e do tempo das exceções.
Porque é que o preço não é por horas?
Porque num processo bem desenhado as horas descem com o tempo. Cobrar por horas faria o fornecedor perder dinheiro quando o sistema melhora, e o cliente não veria essa melhoria no preço nem nos prazos.
O que entra na manutenção?
Manter o sistema a correr, tratar as exceções, atualizar as regras quando o negócio muda e acompanhar as mudanças dos modelos e das plataformas ligadas ao processo.
Quer saber quanto custa o seu processo hoje?
É a primeira conta que fazemos. Marque uma conversa e medimos consigo as horas e os euros antes de falar de preço.
